تکنولوژی

دستگاه حضور و غیاب جیست ؟

دستگاه حضور و غیاب یا ساعت حضور غیاب دستگاهی است که برای ثبت ورود و خروج کارمندان در یک محیط کاری به کار میرود تا با توجه به کارکرد هر یک از پرسنل مدیران بتوانند حقوق و دستمزد پرداخت کنند.

پیش از ساخت دستگاههای حضورو غیاب ورود و خروجها در دفتر حضور و غیاب ثبت میشدند و هر شخص هنگام ورود و یا خروج دفتر حضور و غیاب را امضا کرده و از روی این یادداشتها ورود و خروج افراد محاسبه میشدند.

نکته: ورود و خروج شامل ساعت حضور- مرخصی ساعتی- ساعت خروج – ماموریت و … است.

دستگاه حضور و غیاب که در چند مدل حضور و غیاب کارتی ، حضوروغیاب اثر انگشتی ، حضور غیاب دوربین دار و حضور غیاب تشخیص چهره می باشد.جهت کنترل ورود و خروج پرسنل مورد استفاده قرار می گیرد و به مدیران کمک می کند تا کلیه زمانهای ورود ، خروج ، ماموریت ، مرخصی ، اضافه کار ، کسر کار را کنترل کرده ودر پایان هر ماه گزارش کاملی از وقایع طول ماه برای هر پرسنل به صورت مجزا و یا کلی در اختیار داشته باشند.

اهمیت وجود سیستم حضور و غیاب در ادارات

امروزه از سیستم حضور و غیاب به عنوان یکی از مهم‌ترین سیستم‌های لازم برای پیشبرد اهداف سازمان‌ها و ادارات یاد می‌شود. ما به دلایل زیر معتقدیم خرید دستگاه حضور و غیاب در یک مجموعه لازم و ضروری است.

1. پیچیدگی ثبت دقیق ورود و خروج کارکنان

هنگامی که بحث استفاده از سیستم حضور و غیاب مطرح می‌شود، این سوال برای بسیاری از کارفرمایان ایجاد می‌شود که آیا این سیستم برای فضایی که من مدیریت آن را برعهده دارم لازم است یا خیر؟ در جواب این دوستان می‌توان گفت که به دلیل پیچیدگی ثبت دقیق زمان ورود و خروج کارکنان به یک اداره، لازم است تا از یک سیستم حضور و غیاب هوشمند برای ثبت تردد کارکنان استفاده کنید. کارفرمایانی که عملکرد پرسنل برایشان مهم است، بایستی از این سیستم به‌عنوان یکی از الزامات اداره‌شان استفاده کنند.

2. استناد برخی شرکت‌های بیمه به زمان حضور کارکنان در اداره

جالب است بدانید حتی برخی از شرکت‌های بیمه‌ای در ایران نیز برای تعیین حق بیمه کارکنان از داده‌های به دست آمده سیستم‌های حضور و غیاب استفاده می‌کنند. از آن جایی که این سیستم‌ها به شما این امکان را می‌دهد تا ساعت کاری کارکنان را به‌صورت دقیق محاسبه کنید، بنابراین می‌تونید با توجه به اینکه کارکنان‌تان چقدر کار کرده اند، به محاسبه دقیق دستمزد آن‌ها پرداخته و زمان کاری و اضافه‌کاری‌شان را مشخص کنید.

3. اشراف اطلاعاتی کامل بر عملکرد کارکنان

اگر به‌عنوان یک صاحب سازمان یا کسب و کار به انجام فعالیت‌های مختلف می‌پردازید، حتما با تعداد زیادی کارمند روبرو هستید که هر یک از آن‌ها کار مخصوص به خود را انجام می‌دهند. شما به عنوان مدیر یک مجموعه باید بدانید که کارکنان‌تان چگونه کار می‌کنند و چه زمانی در محل کار خود حضور داشته و چه زمانی از محل کار خارج می‌شوند.

سیستم حضور و غیاب تمام این اطلاعات را به صورت دقیق و قابل فهم به شما ارائه کرده و باعث می‌شود پیگیر کارکنان‌تان باشید. در این شرایط خواهید توانست تعهد کاری و وضعیت دقیق فعالیت کارکنان خود را سنجیده و سیاست‌های کاری مختلف را برای ارتقاء آن‌ها پیاده‌سازی کنید.

مهمترین مزایای استفاده از دستگاه حضور و غیاب چیست؟

کنترل دقیق ورود و خروج پرسنل

استفاده از دستگاه حضور و غیاب با امکان کنترل و ثبت دقیق زمان تردد پرسنل، موجب شده تا پرسنل تمامی تلاش خود را برای حضور به موقع در محل کار خود داشته که این امر می تواند در مدت زمان کوتاهی منجر به ایجاد یک نظم یکپارچه در مجموعه کاری شود.این در حالی می باشد که در بسیاری از موارد در صورت عدم استفاده از دستگاه حضور و غیاب، پرسنل می توانند دیرآمدگی یا ترک زود هنگام محل کار خود را با هر دلیلی توجیه کنند که این قضیه در دراز مدت می تواند منجر به تحمیل هزینه های زیادی به مجموعه ها شود.

کنترل دقیق اضافه کار و کسر کار

با توجه به اینکه کلیه تردد ها به طور دقیق توسط سیستم کنترل تردد ثبت و نگهداری می شود، بنابراین محاسبه دقیق میزان کسر کار در صورت دیرآمدگی ها یا اضافه کاری براحتی و بدون کوچکترین خطایی امکان پذیر می باشد .

سهولت در محاسبه حقوق و دستمزد پرسنل

با انتقال سریع و راحت اطلاعات ورود و خروج پرسنل از دستگاه به نرم افزار حضور و غیاب، امکان پردازش و محاسبات سریع و راحت حقوق و دستمزد پرسنل در کمترین زمان امکان پذیر می باشد که به نوعی صرفه جویی در منابع انسانی محسوب شده و هزینه های سازمانی را کاهش می دهد.

نگهداری آرشیو کاملی از ورو و خروج پرسنل

با استفاده از دستگاه حضور و غیاب شما می توانید آرشیو کاملی از زمان تردد پرسنل داشته باشید، که به دلیل ذخیره سازی در پایگاه داده مرکزی،  امکان دسترسی سریع تر به اطلاعات را برای استفاده در بخش های مختلف فراهم می سازد که نسبت به شیوه های سنتی سریع تر می باشد که در نهایت منجر به کاهش  زمان تلف شده توسط کارکنان و بخش نیروی انسانی می شود.در دسترس بودن آرشیو اطلاعات که بر روی پایگاه داده نرم افزار ذخیره می شود، می تواند موجب شفاف سازی روابط بین پرسنل و مدیران باشد که در نهایت به جلوگیری از تضییع حقوق پرسنل می انجامد.

پیشگیری از خطای انسانی

استفاده از شیوه های سنتی و ثبت در داخل دفاتر حضور و غیاب می تواند مشکلات زیادی را به همراه داشته باشد و درصد خطای انسانی در این شیوه ثبت بسیار بالا می باشد.

حذف فرایند دستی و کاغذی

شاید استفاده از شیوه های دستی و کاغذی برای محیط های کاری کوچک و غیر رسمی پاسخ گو باشد، اما این پاسخگویی به معنی ایده آل و بدون خطا بودن این شیوه نمی باشد و می تواند منجر به تحمیل هزینه هایی ناخواسته به مجموعه ها شود.

امکان رشد سیستم کنترل تردد همزمان با توسعه کسب و کار

استفاده از شیوه های سنتی نمی تواند پاسخ گوی مجموعه های کاری بزرگ در حال رشد و تغییر  باشد، بنابراین نیاز به استفاده از سیستمی مناسب برای این مجموعه ها که توانایی رشد همزمان با فعالیت مجموعه را داشته باشد از اهمیت بسزایی برخوردار می باشد. استفاده از دستگاه کنترل تردد با نرم افزار حضور و غیاب می تواند به نوعی پاسخ گوی نیاز این مجموعه ها باشد.

امکان تهیه گزارشات مدیریتی در کمترین زمان ممکن

در هر سازمانی مدیران برای تصمیم گیری های موفق نیاز به گزارش های دقیق و جامعی دارند، با توجه به حجم انبوه اطلاعات درون سازمانی استفاده از یک روش گزارش گیری مطمئن و سریع می تواند کمک بسزایی در اتخاذ تصمیمات راهبردی مدیران داشته باشد.